A Helioprint é uma empresa catarinense com forte atuação no mercado de outsourcing de impressão, tendo dentre seus clientes empresas/organizações como WEG, Ministério Público/SC, Malwee, Teka, SOCIESC, UFSC, Hosp. Dona Helena, Clinica Imagem, Hospital Sta. Isabel, Ecomax. Sediada em Blumenau, possui também unidades em Joinville, Chapecó e São José.

A empresa é gerenciada com apoio do ERP Protheus da Totvs. Este sistema, por tratar-se de um ERP, abrange com eficácia os processos de negócio genéricos, existentes independente do setor da empresa. Na Helioprint existem regras de negócio muito específicas, cuja capilaridade não é atendida por um sistema ERP. Foi neste contexto que se iniciou a relação entre a Helioprint e a Involves Tecnologia, que com um forte know how em integração, propôs o desenvolvimento do Portal de Relacionamento Helioprint sem que a empresa precisasse abrir mão dos investimentos realizados no ERP.

O Portal foi idealizado para atender os processos-chave que fazem parte do coração do negócio da Helioprint, como abertura de chamados técnicos e ordens de serviço (OS), solicitação de suprimentos, atendimento a OS via dispositivos móveis, gestão operacional e da equipe de campo, dentre outros. Foi dividido em etapas de menor porte (iterações), iniciando com o desenvolvimento da estrutura básica do sistema e automatização dos processos de abertura de chamados técnicos.

Nesta etapa verificou-se que os processos rotineiros de atendimento eram realizados com alta dependência de intervenção humana, e um dos objetivos fixados foi desafogar o setor de serviços da empresa. Os clientes, que até então abriam chamados técnicos via telefone, passaram a ter a opção de utilizar o portal, obtendo maior conveniência e comodidade. Algumas justificativas desta etapa do projeto foram:

• Ganho de produtividade no setor de serviços;
• Maior comunicação interdepartamental;
• Integração com ERP;
• Maior aproximação do cliente com a marca Helioprint;
• Maior legitimidade de determinadas informações do sistema.

As próximas etapas em desenvolvimento são o registro de atendimentos de OS via dispositivos móveis e a solicitação e controle de suprimentos através do portal. Com estas melhorias a Helioprint poderá, por exemplo, mensurar o SLA de atendimento de OS de forma confiável, pois os dados serão inseridos em tempo real no sistema. Nestas etapas também haverá integração com o ERP.

O controle de suprimentos terá como base indicadores de desvio de durabilidade. Possibilitará à Helioprint reduzir a formação excessiva de estoque de suprimentos por clientes. Também será favorecida a satisfação dos clientes com o ganho de conveniência ao solicitar suprimentos diretamente do portal.